Muhasebe Entegrasyon Ön Hazırlık

Entegrasyon Ön Hazırlık

Karşılık Hesaplarının Tanımlanması

Muhasebe entegrasyon işlemleri için Otel Yazılım programı ve Muhasebe Programı Hesap planı eşleştirmesi yapılmalıdır. Gelir departmanları, Kasalar, KDV Hesapları, Stok Grup Kodları, Firma, Satıcı ve Gelir tahakkuku için kullanılacak ekstra hesap kodları aşağıdaki formda belirtilmesi gerekmektedir.

Gelir Aktarımı

Gelir Departmanlarına Göre Aktarım

Gelir departmanlarının muhasebe programınızda karşılık gelen Muhasebe Hesap Kodunu aşağıdaki gibi belirtiniz.

Gelir Dep. Kodu	Muhasebe Kodu 1 (600 Gelir Hesap Kodu)	Muhasebe Kodu 2 (181 Tahakkuk Hesabi)
001-Oda Gelirleri	600.20.01.01
002-Pansiyon Gelirleri	600.28.02-0-00
180-Minibar Geliri	600.24.02-0-00

Gelir Hesapları ON Eki: 03-0626-03000112-

Gelir Departmanlarında Satış Grubuna Göre Aktarım

Gelir departmanlarına göre aktarım ile departmana göre muhasebe hesaplarına aktarım yapılabildiği gibi, departmanların satış grubu yardımcı hesaplarına da aktarımlar yapılabilmektedir. Örneğin Restoran departmanının Yiyecek ve İçecek dağılımı yapılabilmektedir.

Gelir Dep. Kodu	Satış Grubu	Muhasebe Kodu 1 (600 Gelir Hesap Kodu)	Muhasebe Kodu 2 (181 Tahakkuk Hesabi)
001-Oda Gelirleri	00 - Konaklama	600.20.01.01
002-Pansiyon Gelirleri	10-Yiyecek	600.28.02-0-00
002-Pansiyon Gelirleri	20-İçecek	600.28.02-0-00
180-Minibar Geliri	20-İçecek	600.24.02-0-00
180-Minibar Geliri	10-Yiyecek	600.24.01-0-00
180-Minibar Geliri	90- Diğer	600.24.04-0-00

Kasa Kartları

Tanımlı olan Kasa kodlarının muhasebe hesap kodu karşılıklarını yazınız.

Önkasa Menüsünde Kasalar adımından görüntüleyebilirsiniz. Gelir Tahakkukunda kontrol hesapları kullanılacaksa ikinci alana bu hesap kodunu yazınız.

Kasa Kodu	Muhasebe Hesap Kodu
TL KASA	100.01-0-00
KK KASA	100.02-0-00

Kasa Hesapları Ön Eki : 03-0626-030003-

KDV Hesapları

Aşağıda Belirtilen KDV tanımlarının Muhasebe hesap planında karşılık gelen muhasebe hesap kodunu yazınız. KDV Hesaplarını tanımlamak için sırası ile Genel/Standart Sekmesi/Ayarlar/Entegrasyon Ayarları/Muhasebe Aktarım Ayarları’na girmeniz gerekmektedir. Hesap Kodları sekmesinden KDV hesaplarınızı tanımlayabilirsiniz.

İndirilecek KDV	Hesap Kodları
%1 İnd. KDV :	191.01.01
%8 İnd. KDV :	191.01.02
%18 İnd. KDV :	191.01.03
Tahsil Edilen KDV	Hesap Kodları
%1 Tahsil. KDV :	391.01.01.01
%8 Tahsil. KDV :	391.01.01.02
%18 Tahsil. KDV :	391.01.01.03

Rezervasyon Avansları Hesap Kodu

Gelir Tahakkuklarında Kredi olarak gelen rezervasyon avanslarını 120 den farklı bir hesapta takip edilmek isteniyorsa aşağıya rezervasyon avansları hesap kodunu yazınız:

_340.01.01.01_

Firma Cari Hesap Kodu(120)

Kayıtlı olan Firmaların firma kartında bulunan Muhasebe hesap kodunu Aşağıdaki örnek gibi program üzerinden giriniz. Firma Cari kartlarına, Cari modülünde Firma Cari ekranından yada Önbüro modülünden Firmalar ekranından ulaşabilirsiniz.

Cari kartlarında|Muhasebe Hesap Kodu Tanımlama

Firma/Acente Kodları	Muhasebe Kodu
TUI TRAVEL PLC	120.01.04.01.02-F02069-00
Münferit Misafirler	120.01.04.01.01-F00685-00
ETS TUR	120.01.04.01.02-F02070-00

Firma Hesapları Ön Eki : 03-0626-030003-

Misafir Cari Hesap Kodu

Münferit olarak cari çalışacağınız misafirler için Resepsiyon menüsündeki Misafir kartlarında ilgili misafirlerin Muhasebe Hesap Kodunu giriniz. Münferitler için Hesap kodu olmayanları anonim bir hesapta toplamak için aşağıdaki Anonim Cari Hesap Kodunu kullanınız.

Münferit Misafirler Hesap Kodu : 120.01.04.01.01-F00685-00

Satıcı Cari Hesap Kodu (320)

Programda çalıştığınız satıcıların Muhasebe Hesap Kodunu, Satıcılar sekmesinde ilgili satıcı kartına yazınız.

Cari kartlarında Muhasebe Hesap Kodu Tanımlama

Satıcı Kodları	Muhasebe Kodu
ŞAHİNLER GIDA	320.01.01.02.01-F00451-00
AKÇAY KIRTASİYE	320.01.01.02.01-F00035-00
ASM BİLGİSAYAR	320.01.01.02.01-F00072-00

Stok Grubu Hesap Kodları(150)

Stok Menüsünden Stok Grupları alanındaki, her stok grubunun ana depo bazında Muhasebe hesap planındaki karşılık gelen kodların yazılması gerekmektedir. Stok modülünden Genel/Standart Sekmesindeki Stok Menüsünden Stok Grupları seçeneği ile stok grubu oluşturabilir yada var olan stok gruplarına Muhasebe Hesap Kodu tanımlayabilirsiniz.

Stok Grubu Kodu	Stok Grubu	Muhasebe Kodu
02	Yiyecek Malzemeleri	150.02
03	İçecek Malzemeleri	150.03
04	Oda Malzemeleri	150.04

Stok Gruplarına Muhasebe Hesap Kodu Tanımlama

Tüketim Hesap Kodları

Bir önceki maddede Stok grupları ana depo hesap kodu tanımlarını yapmıştık. Muhasebe hesap planlarında her depo için ayrı hesap tanımlanmış ve her depo için ayrı takip kullanılacak ise; Depo-Stok Grubu Aktarım Ayarlarının eksiksiz doldurulması gerekmektedir.

Stok Grup Kodu	Stok Grubu	Muhasebe Kodu
02	Yiyecek Malzemesi Tüketimi	740.02
03	İçecek Malzemesi Tüketimi	740.03
04	Oda Malzemesi Tüketimi	740.04

Personel Cari Hesap Kodu

Personel Harcama Entegrasyonu kullanılacak ise; Personel menüsünde ilgili personelin kartındaki Muhasebe Hesap Kodu alanını doldurunuz.

Personel Cari Kartına Muhasebe Hesap Kodu Tanımlama

Personel Kodları	Muhasebe Kodu
Ahmet Kara	196.01.01.02.01-F00451-00
Hatice Beyaz	196.01.01.02.01-F00035-00
Arzu Bilgili	196.01.01.02.01-F00072-00

Yukarıdaki işlemler tamamlandıktan sonra destek@hotech.com.tr mail adresimize formu gönderiniz.

Muhasebeleştirilecek Kayıtlar ve Örnekleri

Satış Faturası

Kesilen fatura mutlaka bir folyoya bağlı olmalıdır. Standart Fatura Entegrasyonu yapısı kullanılacak işletmede gelir tahakkuku yapılmaz. Faturası kesilen ve aktarılan kayıtlar muhasebede gelir olarak kabul edilir.

Kesilen faturanın folyo hareketleri baz alınarak, Satırlardaki gelirler belirlenen hesaba (600 yada 181) aktarılır. * Aynı fiş içerisinde KDV ayrılarak ilgili KDV hesabına aktarılır.

• Kapalı fatura(ödenmiş) ise yapılan ödeme tipine göre (Nakit, KK vs) ilgili kasa hesabına aktarılır.
• Açık Fatura (Ödenmemiş) ise faturanın bağlı olduğu Firma carisine(120) aktarılır. Faturanın tamamı ödenmiş ise bu işlemi yapmaz. Örnek muhasebe fişi aşağıdaki gibidir.

Kayıt Örneği

ETS TUR Firmasına kesilmiş 131.6 TL lik konaklama ve restoran faturasını örnekleyelim.

Açıklama	Tutar	KDV%
Konaklama Geliri	100.00	% 8
Restoran Yiyecek Geliri	20.00	%18
Toplam	120.00
KDV	11.60
Genel Toplam	131.60

Muhasebe Entegre Edilmiş Örneği

Muhasebe Hesap Kodu	Açıklama	Borç	Alacak
600.10.01.01	9999 No.lu ETSTUR Faturası(Cari)	0	100.00
600.28.01.01	9999 No.lu ETSTUR Faturası(Cari)	0	20.00
120.01.04.01	9999 No.lu ETSTUR Faturası(Cari)	131.60	0
391.01.01.02	9999 No.lu ETSTUR Faturası(Cari)	0	8.00
391.01.01.03	9999 No.lu ETSTUR Faturası(Cari)	0	3.60

Satış İade Faturası

Verilen Hizmetin iadesinde kesilen fatura aktarımıdır. Satış faturasından farklı olarak iade 610 hesabı kullanılır.

Muhasebe Entegre Edilmiş Örneği

Muhasebe Hesap Kodu	Açıklama	Borç	Alacak
610.01-0-00	9999 No.lu ETSTUR Faturası(Cari)	0	200.00
120.01.04.01	9999 No.lu ETSTUR Faturası(Cari)	185.20	0
391.02.02.0-00	9999 No.lu ETSTUR Faturası(Cari)	14.80	0

Stok Faturası (Mal Alış, Satıcı ödemeli, tevkifatlı)

Mal Alış Faturası

Girilen stok fişleri entegrasyonudur.

• Girilen mal alış fişindeki stokları otomatik olarak stok grubuna ayırır. Bu stok gruplarının karşılık gelen muhasebe hesap koduna aktarımı yapılır.
• İlgili stokların KDV ayrımları yapılarak tanımlı KDV hesaplarına aktarılır
• Fatura cari ise fişin bağlı bulunduğu 320 hesabına aktarılır.
• Fatura ödenmiş ise seçilen kasa hesabına işlem aktarılır.

Kayıt Örneği

Şahinler Yapı Tic. tedarikçisinden (320) alınan ve ödeme yapılmayan cari mal alış fişi örneği girelim

Malzeme	Birim	Miktar	Tutar	KDV%
Dana Eti	KG	5	125.00	% 1
Meyve Suyu	Adet	30	60.00	% 8
Buklet Sampuan	Adet	20	25.00	% 18
		Toplam	210.00
		KDV	10.55
		Genel Toplam	220.55

Muhasebe Entegre Edilmiş Örneği

Hesap Kodu	Muhasebe Hesap Kodu	Borç	Alacak
Yiyecekler	150.02	125.00	0
Icecekler	150.03	60.00	0
Oda Malzemeleri	150.04	25.00	0
Şahinler Gida	320.01.01.02.01	0	220.55
İndirilecek KDV % 1	191.01.01	1.25
İndirilecek KDV % 8	191.01.02	4.80	0
İndirilecek KDV % 18	191.01.03	4.50	0

Alış İade Faturası

Alış Faturası İşleminin tam tersi olarak aktarılır. 150 ve 740 hesaplar için iki farklı iade aktarımı yapılır.

Tüketim Fişi

Tüketim Fişi depo çıkış fişi entegrasyonu mantığı ile çalışır. Tek farkı yukarıda depolara göre tanımladığımız stok grup kodlarından TUKETIM işlem tipi hesapları kullanılır. Aşağıdaki örneği inceleyelim. 101 Mutfak deposundan aşağıdaki malzemeleri tüketelim.

Kayıt Örneği

101 Mutfak Deposundan aşağıdaki malzemeleri tüketelim. Satışlardan oluşturulan Tüketim fişi örneği aşağıdaki gibi olsun.

Malzeme	Birim	Miktar	Tutar
Domates	KG	5	26
Meyve Suyu	Adet	3	60

Muhasebe Entegre Edilmiş Örneği

Hesap Kodu	Muhasebe Hesap Kodu	Borç	Alacak
Yiyecek Mlz.	150.02	0	26.00
Icecekler Mlz.	150.03	0	60.00
Hizmet Üretim Yiyecek Maliyetleri	740.02	26.00	0
Hizmet Üretim Icecek Maliyetleri	740.03	60.00

Sayım Fişi

Sayımlarda oluşan farkların tüketim olarak kabul edildiği durumlarda kullanılan aktarım yöntemidir. SAYIM işlem tipindeki fişin aktarımı Tüketim fişi ile aynıdır.

Tevkifatlı Mal Alış Faturası

Resmi Olarak belirlenen oranın üzerindeki faturalarda tevkifat uygulanmaktadır. Mal alış fişinde bu tevkifat oranı ya da tutarı fiş üzerinde belirlenerek kdv den düşülür. Aşağıdaki örnektir ve oran ve tutar temsilidir.

Kayıt Örneği

Malzeme	Birim	Miktar	Tutar	KDV%
Dana Kıyma	KG	100	1500.00	% 1
KDV %1	-	-	15.00	-
		Topam	1515.00
		Tevkif Edilen Kdv Oranı 1/2	7.50
		Beyan Edilecek Kdv 7.50 dir.	7.50
		Genel Toplam	1507.50

Muhasebe Entegre Edilmiş Örneği

Hesap Kodu	Muhasebe Hesap Kodu	Borç	Alacak
Yiyecekler	150.02	1500.00	0
Şahinler Gıda	320.01.01.02.01-F00451-00	0	1507.50
İndirilecek KDV %1	191.01.03	15.00	0
Ödenecek KDV	360.01.01	0	7.50

Serbest Meslek Makbuzu

Örneğin Avukatlık ücreti için serbest meslek makbuzu düzenleyip entegre kaydını görelim. Mal alış Fişi işlemlerinin aynı işlemlerini yapıyoruz. Seçeceğimiz stok ve grubu gider hesabı olarak tanımlı olacağı için muhasebe kaydını istediğimiz şekilde oluşturacaktır.

Kayıt Örneği

Malzeme	Birim	Miktar	Tutar	KDV%
Serbest Meslek	Adet	1	1000.00	% 18
		-	-	-
		Stopaj %20	200.00
		KDV %18	180.00
		Topam	800
		Genel Toplam	980

Muhasebe Entegre Edilmiş Örneği

Hesap Kodu	Muhasebe Hesap Kodu	Açıklama	Borç	Alacak
Genel Yönetim Giderleri (770)	770.01	1234 No.lu Mehmet Kaya Makbuzu(Cari)	1000.00	0
Mehmet Kaya (320)	320.01.01.02.01	1234 No.lu Mehmet Kaya Makbuzu(Cari)	0	980.00
İndirilecek KDV %18	191.01.03	1234 No.lu Mehmet Kaya Makbuzu(Cari)	180.00	0
Serbest Meslek Stopajı	360.01.01	1234 No.lu Mehmet Kaya Makbuzu(Cari)	0	200.00

Duran Varlık Alışı

Yine Mal Alış fişi mantığı ile işlem girilir. 250 Stok grubuna bağlı bir kart tanımlanır ve alış fişi girilir. Aşağıdaki örneği inceleyelim.

Kayıt Örneği

Malzeme	Birim	Miktar	Tutar	KDV%
ARAZİ	Adet	1	10000.00	% 18
		Topam	8200.00
		KDV	1800.00
		Genel Toplam	10000.00

Muhasebe Entegre Edilmiş Örneği

Hesap Kodu	Muhasebe Hesap Kodu	Açıklama	Borç	Alacak
Araziler (Stok Grubu)	250.01	1234 No.lu Şahinler Yapı Faturası(Cari)	8200.00	0
Şahinler Yapı (320 Tedarikci)	320.01.01.02.01-F00451-00	1234 No.lu Şahinler Yapı Faturası(Cari)	0	10000.00
İndirilecek KDV %18	191.01.03	1234 No.lu Şahinler Yapı Faturası(Cari)	1800.00	0

Cari Hesap Ödemesi (Satıcıya Ödeme), Çek İle Ödeme

Şahinler Yapı tedarikcisine yapılan 1500.00 TL Kredi kartı ödemesi işlemini örnekleyelim. İşlenen cari hareket satıcıya ödeme için aşağıdaki gibi çalışır.

Muhasebe Entegre Edilmiş Örneği

Hesap Kodu	Muhasebe Hesap Kodu	Açıklama	Borç	Alacak
Akbank 2356 Kredi Kartı	102.02.01	1234 No.lu Şahinler Yapı Ödemesi	0	1500.00
Şahinler Yapı (320 Tedarikci)	320.01.01.02.01-F00451-00	1234 No.lu Şahinler Yapı Ödemesi	1500.00	0

Çek İle Ödeme

Çek ile ilgili işlem yapılır. Cari hareket oluşturulur. Cari hareket ekranında ödendi butonu ve hemen yanında ödeme tarihinın bulunduğu bir alan bulunur.Bu durumda 320 ve 103 hesapları işlemin girildiği tarih valör olarak çalışır. Ödeme tarihine göre muhasebe tarafında bu kez 103 ve 102 hesapları çalışır. Şahinler Gıda firmasına 1000.00 TL Çek ile ödeme işlemini yapalım. Aşağıdaki örneği inceleyelim.

Muhasebe Entegre Edilmiş Örneği

Hesap Kodu	Muhasebe Hesap Kodu	Açıklama	Valör	Borç	Alacak
Verilen Çekler (103)	103.02.01	1234 No.lu Şahinler Yapı Çek Ödemesi	11.06.13	0	1000.00
Şahinler Yapı (320 Tedarikci)	320.01.01.02.01	1234 No.lu Şahinler Yapı Çek Ödemesi	11.06.13	1000.00	0
Verilen Çekler (103)	103.02.01	1234 No.lu Şahinler Yapı Çek Ödemesi	01.07.13	1000.00	0
Akbank 1234 Nolu Hesap	102.01.01	1234 No.lu Şahinler Yapı Çek Ödemesi	01.07.13	0	1000.00

Tahsilatlar

Müşterilerden yapılan tahsilat işlemlerinde cari hareket oluşturulur. Bu cari hareketin muhasebe karşılığında ödeme şekline göre kayıtlar oluşturulur. Örneğin ETS TUR firmasından 500 TL nakit ve 400 TL Kredi kartı tahsilatı yapalım. Oluşan muhasebe fişi aşağıdaki gibidir. Dövizli ve TL olarak aktarım mevcuttur.

Muhasebe Entegre Edilmiş Örneği

Hesap Kodu	Muhasebe Hesap Kodu	Açıklama	Borç	Alacak
ETS TUR	120.01.01.02.01	1234 No.lu ETS TUR Ödemesi	0	900.00
Merkez Kasa (100)	100.01.01	1234 No.lu ETS TUR Ödemesi	500.00	0
Akbank 1234 Nolu Pos Hesap	102.01.01	1234 No.lu ETS TUR Ödemesi	400.00	0